فصل نخست – تعاریف

ماده ۱

عبارات و اصطلاحات بکار رفته در این شیوه نامه دارای تعاریف زیر است:

آئین نامه: آئین نامه اجرایی قانون نظام مهندسی و کنترل ساختمان مصوب بهمن ماه ۱۳۷۵ و اصطلاحات بعدی آن.

اکثریت مطلق: تعداد آرای اعضای مجمع به میزان حداقل نصف اعضای حاضر در لحظه رأی گیری، اگر عدد صحیحی باشد بصورت اضافی گرد می شود، بعلاوه یک نفر.

اکثریت نسبی: بیشترین تعداد آرای اخذ شده از اعضای حاضر در لحظه رأی گیری نسبت به آرای سایر گزینه ها در انتخاب اعضای هیئت رئیسه مجمع یا بازرس.

بازرس: بازرس(بازرسان) سازمان استان.

دبیرخانه: دبیرخانه سازمان نظام مهندسی ساختمان استان.

سازمان استان: سازمان نظام مهندسی ساختمان استان.

شورای مرکزی: سازمان نظام مهندسی ساختمان (کشور).

عضو مجمع: کلیه اشخاص حقیقی عضو سازمان استان با عضویت معتبر و دارای حق رأی.

قانون: قانون نظام مهندسی و کنترل ساختمان مصوب اسفندماه ۱۳۷۴.

مجمع: مجمع عمومی سازمان استان اعم از عادی سالانه و به طور فوق العاده، مطابق ماده ۹ قانون و مواد ۵۲ الی ۶۷ آئین نامه از اجتماع تمامی اشخاص حقیقی با عضویت معتبر دارای حق رأی سازمان استان در رشته های اصلی ۷ گانه مهندسی ساختمان یا مرتبط تشکیل می شود.

نماینده وزیر راه و شهرسازی در مجمع: نماینده یا نمایندگان که بر اساس معرفی نامه رسمی وزارت راه و شهرسازی، اعم از تشکیلات ستادی یا اداره کل راه و شهرسازی استان مطابق تبصره ۱ ماده ۹ قانون و نیز تبصره ۲ ماده ۵۳ آئین نامه در مجمع حضور می یابد.

هیئت رئیسه اصلی: هیئت رئیسه مجمع عمومی که به ترتیب مندرج در ماده ۵۶ آئین نامه و این شیوه نامه جهت اداره مجمع عمومی انتخاب می شوند.

هیئت رئیسه موقت: هیئت رئیسه سنی مجمع عمومی که پس از احراز رسمیت یافتن جلسه به منظور انتخاب هیئت رئیسه اصلی جلسه به ترتیب مندرج در ماده ۵۶ آئین نامه و این شیوه نامه انتخاب می شوند.

فصل دوم- تشکیل مجمع و شرایط دعوت

ماده ۲- تشکیل مجمع

مجمع مطابق ماده ۴ قانون و مواد ۵۲ و ۵۳ آئین نامه از اجتماع تمام اعضای حقیقی سازمان استان با عضویت معتبر که اصالتاً یا وکالتاً دارای حق رأی هستند، با رعایت کلیه تشریفات مذکور در آئین نامه و این شیوه نامه برگزار می شود. مطابق تبصره ۳ ماده ۴ قانون در صورت تصویب هیات مدیره سازمان استان، نمایندگان اشخاص حقوقی عضو سازمان می توانند بعنوان ناظر در جلسات مجمع عمومی حضور باشند. دریافت حق عضویت برای تمدید اعتبار آن توسط هیئت مدیره در محل مجمع مجاز نمی باشد.

ماده ۳- جلسات مجمع

مطابق ماده ۵۳ آئین نامه، جلسات مجمع به طور عادی سالی یک بار، باید حداکثر تا سه ماه مانده به پایان سال مالی سازمان استان، نوبت اول و دوم آن برگزار شده باشد و به طور فوق العاده به تعداد دفعات و در زمان هایی که در جلسه مجمع عادی تعیین می شود یا در مواردی که وزارت راه و شهرسازی یا بازرس یا با تصویب شورای مرکزی یا دوسوم اعضای هیئت مدیره یا حداقل بیست درصد اعضای سازمان استان تشکیل آن را از هیئت مدیره خواستار می شوند، تشکیل می شود.

ماده ۴- نحوه دعوت به مجمع

دعوت به تشکیل جلسه نوبت اول مجمع اعم از عادی سالانه و به طور فوق العاده مطابق ماده ۵۴ آئین نامه، باید حداقل ۳۰ روز قبل از تشکیل آن از طریق دو نوبت آگهی در روزنامه کثیرالانتشاری که مصوب مجمع است انتشار یابد و در صورت نرسیدن به حدنصاب لازم مطابق ماده ۵۵ آئین نامه، نوبت دوم مجمع به فاصله حداقل ۷ روز و حداکثر ۲۰ روز پس از آن که در همان آگهی های نوبت اول مجمع تعیین می شود، مجدداً تشکیل و با حضور هر تعداد شرکت کننده عضو مجمع رسمیت خواهد یافت. دعوت به مجمع، علاوه بر آگهی در روزنامه کثیرالانتشاری که مصوب مجمع است، در صورت لزوم از طریق دعوتنامه و یا به وسیله رسانه های گروهی و جمعی دیگر نیز انجام می پذیرد.

ماده ۵- شرایط رسمیت جلسه

مطابق ماده ۵۵ آئین نامه، نوبت اول مجمع با حضور حداقل نصف به اضافه یک نفر کلیه اعضای حقیقی سازمان استان با عضویت معتبر رسمیت می یابد، بدین منظور رئیس سازمان استان مکلف است تعداد کل اعضای حقیقی سازمان استان را که به تائید بازرس رسیده است و دارای عضویت معتبر تا تاریخ برگزاری مجمع هستند به هیئت رئیسه موقت مجمع تسلیم نماید تا در صورت جلسه ذکر گردد. صلاحیت تشخیص تعداد اعضای حاضر در جلسه مجمع ورقه حضور و غیابی است که حاضران در بدو ورود به جلسه، اصالتاً یا وکالتاً از طرف عضو آن را امضا می کنند. در صورت عدم رسمیت یافتن نوبت اول مجمع، رأس ساعت مقرر، صورت جلسه ای دایر بر به رسمیت نرسیدن مجمع تهیه و به امضای هیئت رئیسه می رسد. در جلسه نوبت دوم مجمع بدین منظور، هیئت رئیسه موقت مجمع پس از استقرار مکلف است، قبل از اعلام رسمیت مجمع و وارد شدن به اولین دستور که باید انتخاب هیئت رئیسه اصلی باشد، کلیه مستندات لازم زیر را که همراه نسخه ای از این شیوه نامه از هیئت مدیره سازمان استان تحویل گرفته، پس از بررسی به هیئت رئیسه اصلی مجمع تسلیم نماید:

۱-۵. دو نوبت آگهی قانونی نوبت اول مجمع با فاصله زمانی حداقل ۳۰ روزه از برگزاری روز مجمع که در محاسبه روزهای آن، روز چاپ آگهی و نیز روز برگزاری مجمع محاسبه نگردیده است.

۲-۶. صورت جلسه عدم رسمیت نوبت اول مجمع.

۳-۷. تاریخ، روز، ساعت و محل نوبت دوم مجمع در آگهی های قانونی به شرح صادره ۷ این شیوه نامه در روز برگزاری.

۴-۸. کنترل فاصله حداقل ۷ روز و حداکثر ۲۰ روز از نوبت اول مجمع که در محاسبه روزهای آن، روز چاپ آگهی و نیز روز برگزاری مجمع محاسبه نگردیده است.

۵-۹. دعوت رسمی و کتبی از نماینده وزیر راه و شهرسازی، ثبت شده در دبیرخانه وزارت راه و شهرسازی یا اداره کل راه و شهرسازی استان یا معرفی نامه رسمی نماینده وزیر راه و شهرسازی در هر دو نوبت مجمع مطابق تبصره ۱ ماده ۲ قانون و تبصره ۵۳ ماده ۱۴ آئین نامه.

۶-۱۰. سایر مستندات لازم حسب مورد که توسط رئیس سازمان استان بر اساس صادره ۱۴ این شیوه نامه، تهیه می شود.

هیئت رئیسه اصلی مجمع مکلف به بررسی و رعایت کلیه تشریفات قانونی برگزاری مجمع اعم از شکل و صدور است، در صورت عدم رعایت تشریفات قانونی مذکور به تشخیص رئیس هیئت رئیسه اصلی، وی در این تصمیم لازم را اتخاذ می کند.

ماده ۶ - مجمع عمومی به طور فوق العاده

مطابق تبصره ۱ ماده ۳ قانون و صادره ۵۳ آئین نامه، هیئت مدیره سازمان استان مکلف است علاوه بر برگزاری مجمع به تعداد دفعاتی که در جلسه مجمع عادی سالانه توسط مجمع مصوب می گردد و نیز درصورت تصویب دوسوم اعضای هیئت مدیره یا درخواست وزارت راه و شهرسازی، شورای مرکزی، بازرس یا حداقل بیست درصد اعضای سازمان استان، مجمع عمومی بطور فوق العاده را تشکیل دهد.

هیئت مدیره مکلف است بر اساس بند (ب) ماده ۵۴ آئین نامه و تبصره ۱ آن حداکثر ظرف ۴۵ روز پس از اطلاع هر یک از مراجع صدور با رعایت تشریفات قانونی و مطابق دستور جلسه تعیین شده توسط مرجع درخواست کننده، مجمع عمومی به طور فوق العاده را تشکیل دهد، در صورت استنکاف هیئت مدیره از تشکیل جلسه مجمع در مدت مذکور، بازرس مکلف است با اطلاع وزارت راه و شهرسازی اقدامات لازم به منظور تشکیل جلسه مجمع را براساس همان دستور جلسه به عمل آورد.

ماده ۷ - آگهی، دعوت نامه و اطلاعیه

هیئت مدیره سازمان استان مکلف است مطابق ماده ۵۴ آئین نامه و ماده ۴ این شیوه نامه، آگهی در روزنامه کثیرالانتشاری که مصوب مجمع است، دعوت نامه و اطلاعیه دعوت به مجمع همراه نوبت را بدون هرگونه تغییر در متن آن که توسط دعوت کننده به مجمع تهیه می شود و باید حاوی روز، ساعت، محل تشکیل و نشانی کامل آن، نوع مجمع اعم از عادی سالانه یا به طور فوق العاده، نوبت مجمع و دستور جلسه که به صورت کاملاً مشخص ذکر می گردد باشد، علاوه بر انتشار در روزنامه کثیرالانتشاری که تعیین شده توسط مجمع است، در وبگاه رسمی سازمان استان درج و موضوع را از طریق پیامک و در صورت لزوم از طریق دعوت نامه یا به وسایل رسانه های گروهی و جمعی دیگر به اعضای سازمان استان اطلاع رسانی کند، دعوت کننده حق تغییر زمان، مکان و دستور جلسه و تقدم و تأخر در آن پس از انتشار آگهی، دعوت نامه و اطلاعیه را ندارد.

ماده ۸- اظهارنظر مجمع در خصوص عملکرد هیئت مدیره، بودجه و ترازنامه ها

در صورت تغییر بودجه پیشنهادی هیئت مدیره یا عدم تصویب ترازنامه در مجمع مطابق تبصره ماده ۷۳ آیین نامه، حسب مورد تغییر ارقام بودجه یا موارد اشکال یا ابهام باید دقیقاً توسط مجمع مشخص و توسط هیئت رئیسه اصلی مجمع در صورت جلسه قید شود. در صورت به تصویب نرسیدن ترازنامه، هیئت مدیره نیز مکلف است حداکثر ظرف یک ماه مراتب را مورد رسیدگی قرار داده و پس از انجام اصالحات لازم و تأیید بازرس، با رعایت کلیه تشریفات قانونی نسبت به برگزاری مجمع جدید اقدام و موارد را جهت تصویب به مجمع تسلیم نماید. چنانچه مجدداً ترازنامه به تصویب مجمع نرسید، هیئت مدیره مطابق تبصره ماده ۷۳ آیین نامه، مراتب را فوراً به شورای مرکزی منعکس می نماید.شورای مرکزی مکلف است حداکثر ظرف سه ماه پس از اعلام سازمان استان، نسبت به ابلاغ نظر نهایی اقدام نماید. نظر نهایی شورای مرکزی برای هیئت مدیره لازم الاجرا خواهد بود. اعلام نظر اعضای مجمع در خصوص گزارش عملکرد سالانه هیئت مدیره سازمان استان نیز باید روشن و صریح بیان شده و در صورت جلسه مجمع به همان صورت درج شود. رئیس اصلی مجمع، موظف است در صورت درخواست بازرس در راستای انجام تکالیف قانونی مندرج در بند ب ماده ۸۲ آیین نامه وفراز پایانی بند ب آن، زمان لازم را که حداکثر ۱۵ دقیقه خواهد بود برای آگاهی مجمع اختصاص دهد.

فصل سوم - نحوه اداره مجمع

ماده ۹- افتتاح مجمع

افتتاح جلسه مجمع توسط رئیس سازمان استان و در نبود ایشان، به ترتیب به عهده نائب رئیس اول یا دوم خواهد بود، برگزاری جلسه و رسمیت آن مقید به این ماده نیست.

ماده ۱۰- هیئت رئیسه موقت

مطابق ماده ۵۶ آیین نامه، هیئت رئیسه موقت، مرکب از مسن ترین عضو به عنوان رئیس سنی و جوان ترین عضو به عنوان منشی و دو ناظر که با رأی اکثریت نسبی اعضای حاضر انتخاب می شوند، تشکیل می گردد. بدین منظور لیست اعضای حاضر در جلسه که در هنگام ورود به مجمع با ذکر نام و نام خانوادگی، شماره عضویت و تاریخ تولد بر اساس اطلاعات ثبت شده در سازمان استان بر اساس روز، ماه و سال تهیه می گردد و به امضای رئیس سازمان استان و در غیاب وی نائب رئیس اول یا دوم یا بازرس درصورتی که مسئولیت تشکیل جلسه بر اساس تبصره ۵۳ ماده باشد، می رسد. رئیس و منشی هیئت رئیسه موقت بر اساس لیست مذکور در لحظه اعلام شروع جلسه، به ترتیب اولویت و اعلام تمایل در جایگاه هیئت رئیسه قرار می گیرند، لیست مذکور از ضمائم صورت جلسه مجمع است. رأی گیری برای ناظران هیئت رئیسه با هر تعداد داوطلب الزامی است. هیئت رئیسه موقت نباید از اعضای هیئت مدیره، شورای انتظامی و بازرس باشند.

ماده ۱۱- هیئت رئیسه اصلی

مطابق ماده ۵۶ آیین نامه، هیئت رئیسه اصلی مجمع، از بین اعضای داوطلب و با رأی اکثریت نسبی اعضای حاضر در مجمع، انتخاب خواهند شد. هیئت رئیسه اصلی مجمع مرکب از رئیس و یک منشی و دو ناظر است که هیچیک از آن ها نباید از ۷ سال قبل از تشکیل مجمع دارای محکومیت قطعی درجه سه و بالاتر بوده و از تسلط لازم و کافی نسبت به قانون، آیین نامه، مقررات و این شیوه نامه برخوردار باشند و ترجیحاً دارای سابقه عضویت در هیئت مدیره، شورای انتظامی یا تصدی سمت بازرس باشند. وظیفه شمارش آرای داوطلبان و تجمیع آن ها برای تصدی سمت در هیئت رئیسه اصلی، به عهده رئیس و منشی هیئت رئیسه موقت و کنترل صحت شمارش آرا با ناظران هیئت رئیسه موقت و ثبت آن در صورت جلسه با ذکر دقیق تعداد اعضای حاضر در لحظه رأی گیری و آرای هر یک از داوطلبان، به عهده منشی موقت است. در صورت عدم داوطلبی بیش از یک نفر در مورد رئیس، منشی و یا دو نفر در خصوص ناظران نیز، رأی گیری الزامی است. صورت جلسه هیئت رئیسه موقت باید توسط کلیه اعضای آن به امضا برسد و درصورتی که مورد تائید هر یک از آن ها نباشد با ذکر دقیق علت عدم تائید آن توسط وی امضا شود.

شورای انتظامی استان با درخواست رئیس سازمان استان موظف است فهرست کسانی را که تا زمان برگزاری مجمع، دارای رأی قطعی درجه سه یا بالاتر در زمانی کمتر از هفت سال گذشته هستند، تهیه کند تا بطور موقت در اختیار رئیس هیئت رئیسه موقت مجمع قرار گیرد تا در صورت داوطلبی اشخاص مذکور، با تذکر لازم از سوی رئیس موقت، انتخاب وی ممنوع گردد.

هیئت رئیسه اصلی نباید از اعضای هیئت مدیره، شورای انتظامی، بازرسان و اعضای هیئت رئیسه موقت باشند.

اعضای هیئت رئیسه اصلی مکلفند که دارا بودن شرایط لازم برای پذیرش وظیفه در مجمع، بالاخص نداشتن محکومیت قطعی مذکور در این ماده را کتباً اعلام و در صورت جلسه ذکر کنند، عدم توجه به این موضوع برای کسانی که مطابق این شیوه نامه فاقد شرایط لازم هستند، تخلف انتظامی محسوب می گردد، اما مصوبات مجمع در صورت رعایت کلیه تشریفات و ترتیبات اعم از قانون، آیین نامه و این شیوه نامه لازم الاجرا خواهد بود.

ماده ۱۲- اداره مجمع

وظیفه اداره جلسه مطابق ماده ۶۶ آیین نامه و قرائت دستور جلسه به عهده رئیس هیئت رئیسه اصلی، ثبت مذاکرات به عهده منشی، شمارش و تجمیع آرا با انضمام به عهده رئیس و منشی هیئت رئیسه اصلی بوده و نظارت بر رعایت قانون، آیین نامه و این شیوه نامه و سایر مقررات لازم الاجرا دستور جلسه و حسن برگزاری مجمع و انجام صحیح وظائف رئیس و منشی به عهده ناظران هیئت رئیسه اصلی است. هیئت رئیسه اصلی باید بر اساس ترتیب مذکور در دستور جلسه و با رعایت کامل تقدم و تأخر آن در آگهی های انتشار یافته، نسبت به طرح آن در جلسه اقدام نماید، رئیس هیئت رئیسه اصلی مکلف است به تذکرات قانونی نماینده وزیر راه و شهرسازی و هر یک از اعضای مجمع توجه کرده و درصورت وارد بودن تذکرات به آن ترتیب اثر دهد، پیش از ورود به هر یک از مفاد دستور جلسه، در صورت وجود تذکر، استماع آن توسط هیئت رئیسه الزامی است. تشخیص کیفیت تذکرات با رئیس هیئت رئیسه اصلی خواهد بود، درصورت درج دقیق تذکرات و پاسخ هیئت رئیسه اصلی توسط منشی در صورت جلسه الزامی است، مدت زمان بیان هر تذکر بیش از دستور، حداکثر ۲ دقیقه خواهد بود.

ماده ۱۳- ناطقان مجمع

در اجرای دستور جلسه، در موضوعاتی که مستلزم رأی گیری است به استثنای انتخاب بازرس، دو نفر مخالف و دو نفر موافق در هر مورد به تشخیص رئیس هیئت رئیسه اصلی از بین داوطلبانی که برای نطق اعلام آمادگی کرده اند، به صورت یک مخالف و یک موافق با حداکثر زمان ۵ دقیقه برای هر نفر، مجموعاً ۱۰ دقیقه مخالف و ۱۰ دقیقه موافق، اعلام نظر می نمایند. پس از آن رئیس هیئت رئیسه اصلی مکلف است کیفیت مذاکرات را به رأی مجمع گذاشته و در صورت عدم رأی مجمع به کیفیت مذاکرات حداکثر یک نفر مخالف و یک نفر موافق دیگر به ترتیب مذکور و با حداکثر زمان همان ۵ دقیقه برای هر نفر، مجموعاً ۵ دقیقه مخالف و ۵ دقیقه موافق به مذاکرات ادامه دهند. در صورت عدم داوطلبی برای مخالفت، موافق نیز اظهارنظر نخواهد کرد، مخالف و موافق مکلفند صرفاً اظهارات خود را در چارچوب دستور جلسه بیان کنند و اگر به عنوان مخالف یا موافق ثبت نام کرده اند، حق اظهارنظر مغایر با آن را ندارند، در صورت عدم توجه به این موارد یا عدم رعایت اخلاق حرفه ای، رئیس هیئت رئیسه اصلی با دو بار تذکر و عدم توجه ناطق، از ادامه اظهارات وی جلوگیری به عمل خواهد آورد، در پایان اظهارات موافقان و مخالفان، رئیس سازمان استان و در غیاب ایشان نواب رئیس به ترتیب اول و دوم و حسب مورد خزانه دار سازمان استان یا هر یک از اعضای هیئت مدیره به تشخیص رئیس سازمان استان می تواند حداکثر به میزان مجموع زمانی که مخالفان، اظهارنظر کرده اند پاسخگوی ابهامات، اشکالات و ایرادهای مطرح شده باشند. پس از ارائه نظرات مذکور، رئیس هیئت رئیسه اصلی حسب مورد برای اعلام رأی گیری با اتخاذ تصمیم از سوی مجمع اقدام می نماید.

ماده ۱۴ - مستندات مجمع

هیئت مدیره سازمان استان، حسب مورد مکلف است کلیه اطلاعات لازم برای هرگونه تصمیم گیری در خصوص مواردی را که در دستور جلسه قرار دارد:

حداقل ۱۰ روز قبل از برگزاری نوبت اول مجمع به طریق مقتضی در وبگاه سازمان استان و در صورت مراجعه و درخواست در محل سازمان استان و دفاتر نمایندگی در اختیار هر یک از اعضا با عضویت معتبر، مطابق قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات مصوب مجلس شورای اسلامی و مجمع تشخیص مصلحت نظام قرار دهد و در روز برگزاری مجمع اعم از نوبت اول یا دوم موارد مذکور را به انضمام گزارش رسمی بازرس در صورت وجود، به تعداد لازم تکثیر و در اختیار هر یک از اعضا هنگام ورود به مجمع قرار دهد. هرگونه تغییر در هر یک از مستندات تا زمان برگزاری مجمع باید به طرق مقتضی ازجمله وبگاه رسمی سازمان استان و پیامک و آگهی به اطلاع اعضای سازمان استان رسانده شود.

الف - بودجه پیشنهادی که به تصویب هیئت مدیره رسیده باشد.

ب - ترازنامه و ضمائم آن نیز که به تصویب هیئت مدیره رسیده باشد.

ت - اظهارنظر رسمی و گزارش بازرس مطابق بندهای الف و ب ماده ۸۲ آئین نامه.

ث - سایر مستنداتی که برای اخذ تصمیم در خصوص هر یک از ردیف های دستور جلسه مجمع لازم است.

ماده ۱۵ - وکالت در مجمع

مطابق تبصره ۱ ماده ۵۲ آئین نامه هر عضو حقیقی سازمان استان می تواند حداکثر از دو عضو دیگر برای حضور در مجمع و دادن رأی وکالت بگیرد. وکالت نامه باید در دفتر اسناد رسمی یا حداقل بیست و چهار ساعت قبل از برگزاری مجمع، در سازمان استان تنظیم و امضا شده باشد، وکالت نامه اعم از اینکه در دفتر اسناد رسمی یا سازمان استان تنظیم شده باشد، باید در دبیرخانه ثبت شود و در صورت عدم ثبت آن در مجمع قابل پذیرش نیست. اعضائی که حق رأی خود را تفویض می کنند باید کارت عضویت معتبر خود را برای حضور در مجمع ضمیمه وکالت نامه کنند و نمی توانند جداگانه در مجمع و رأی گیری شرکت نمایند. متن وکالت نامه ای که باید توسط عضو اعطا شود فقط برای همان مجمع اعتبار دارد، مطابق فرم ضمیمه پیوست این شیوه نامه بوده، اما درهرصورت رعایت موارد زیر برای اعتبار وکالت نامه الزامی است:

الف - اعتبار عضویت وکیل و موکل در زمان تنظیم و اعطای وکالت و نیز روز برگزاری مجمع.

ب - وکالت نامه باید حاوی نام و نام خانوادگی، شماره عضویت، شماره شناسنامه، کد ملی و رشته تخصصی وکیل و موکل باشد.

ت - وکالت نامه باید به امضای موکل رسیده و در دفتر اسناد رسمی یا سازمان استان ثبت شده باشد.

ث - وکالت نامه باید صراحتاً حق رأی دادن در کلیه دستورات جلسه مجمع را به وکیل اعطا کرده باشد.

ج - در صورت اعطای وکالت به بیش از یک نفر، سهم هر یک از وکلا از آرای وکالتی باید مشخص شده باشد.

ماده ۱۶ - نحوه رأی گیری

رأی گیری در مجمع به صورت علنی و با نشان دادن کارت عضویت یا وکالت نامه معتبر و در صورت تصویب مجمع، به صورت الکترونیکی یا کتبی یا مکانیزه توسط هیئت مدیره تعیین و به صورت مقتضی به اطلاع اعضا رسانده می شود. اما درهرصورت هرگاه دستور جلسه انتخاب بازرس باشد، رأی گیری به صورت مخفی و کتبی صورت می گیرد. در رأی وکالتی وظیفه بررسی تشریفات تبصره ۱ ماده ۵۲ آئین نامه و ماده ۱۵ این شیوه نامه حسب مورد به عهده هیئت رئیسه موقت و اصلی مجمع است. در همه مواردی که نیاز به رأی گیری وجود دارد، مطابق ماده ۵۵ آئین نامه تصمیمات مجمع با رأی موافق اکثریت مطلق اعضای حاضر در لحظه رأی گیری در مجمع، معتبر می باشد، بدین منظور در هنگام رأی گیری، طبق دستور رئیس هیئت رئیسه اعم از موقت یا اصلی، باید از ورود و خروج اعضا از محل جلسه بطور موقت تا پایان زمان همان رأی گیری ممانعت به عمل آمده و اشخاص غیر عضو، به جز نمایندگان دستگاه های اجرایی و مدعو بدون احتساب نصاب و رأی آن ها در صورت عدم عضویت در سازمان استان، اعم از اینکه کارکنان اداری، خدماتی و امثالهم سازمان استان یا محل برگزاری مجمع باشند تا انتهای رأی گیری به خارج جلسه هدایت شوند، درصورتی که رأی گیری کتبی انجام شود، تعرفه های مذکور باید منقوش به مهر سازمان استان، عنوان جلسه مجمع، نوبت تاریخ برگزاری آن و دستور جلسه مورد رأی گیری و امضای ناظران هیئت رئیسه مربوطه باشد. هیچیک از ردیف های دستور جلسه که در مورد آن ها مجمع اظهارنظر یا اعلام رأی کرده باشد، مجدداً در همان مجمع یا بعد از اعلام تنفس قابلیت طرح مجدد ندارد، در کلیه ردیف های دستور جلسه که مستلزم رأی گیری است، پیش از شروع رأی گیری، شمارش دقیق اعضای حاضر در لحظه رأی گیری و درج تعداد آن ها و تعداد آرای موافق در صورت جلسه الزامی بوده و اعتبار تصویب آن دستور جلسه منوط به رعایت این موضوع به همراه سایر الزامات قانونی و رأی موافق اکثریت مطلق اعضای مجمع در لحظه رأی گیری است.

ماده ۱۷ - انتخاب بازرس در مجمع

هنگامی که دستور جلسه، انتخاب بازرس باشد، مطابق ماده ۸۱ آئین نامه، هیئت مدیره دو برابر تعداد بازرسان اصلی و علی البدل واجد شرایط را از بین اعضای سازمان استان انتخاب و به مجمع پیشنهاد می نماید. اشخاص معرفی شده توسط هیئت مدیره باید دارای کلیه شرایط مندرج در قانون آئین نامه و بخشنامه های وزارت راه و شهرسازی برای تصدی سمت بازرس باشند. حائزان اکثریت نسبی آراء به ترتیب آرای حاصل به عنوان بازرس اصلی و نفر بعدی به عنوان بازرس علی البدل برای مدت ۲ سال انتخاب می شوند، هر یک از افراد معرفی شده توسط هیئت مدیره به مجمع می توانند حداکثر ۵ دقیقه به میزان مساوی در خصوص سوابق و برنامه های خود برای تصدی سمت بازرس توضیحاتی ارائه کنند، پس از آن رأی گیری مخفی با تعرفه ای که حداکثر تعداد افراد ی که باید در آن درج شود تعداد بازرسان اصلی استان انجام می شود، برگ های رأی حداقل تا سه ماه نزد سازمان استان باقی می ماند و پس از آن با تصویب هیات مدیره می تواند امحا شود. هیئت مدیره مکلف است پیش از برگزاری مجمع، تعرفه های رأی را به تعداد کافی و تحت نظارت اداره کل راه و شهرسازی استان، به صورت چاپی تهیه کند تا در جلسه بین اعضاء و دارندگان وکالت با دریافت و احراز صحت وکالت نامه هنگام ورود به محل مجمع با اخذ امضا و اثرانگشت توزیع نماید. تعرفه های مذکور باید منقوش به مهر سازمان استان، عنوان جلسه مجمع و تاریخ برگزاری آن و دستور انتخاب بازرس باشد، هیئت رئیسه اصلی وظیفه بررسی و انطباق تعداد آرای کتبی کسب شده با اوراق رأی را با تعداد اعضایی که طی لیست نهایی وارد محل مجمع شده اند و نیز مسئولیت صحت آن را به عهده دارد. رأی گیری در خصوص انتخاب بازرس از زمان اعلام آن توسط رئیس هیئت رئیسه اصلی شروع و پیش از ورود به دستور بعدی خاتمه می یابد. اگر آنکه تنها دستور جلسه مجمع انتخاب بازرس باشد، هیئت رئیسه اصلی مجمع مکلف است زمان متناسب با تعداد اعضای حاضر در مجمع را برای شرکت و ارائه رأی به بازرس که حداکثر یک ساعت خواهد بود، اختصاص دهند. این زمان حداکثر به مدت نیم ساعت دیگر به شرط عدم ورود به دستور جلسه بعدی، توسط هیئت رئیسه اصلی قابل تمدید است، شمارش آرای اخذ شده نیز فوراً پس از پایان جلسه مجمع با ترتیبات مذکور در این شیوه نامه انجام می گیرد. از زمان اعلام شروع رأی گیری توسط رئیس هیئت رئیسه اصلی برای انتخاب بازرس، توزیع تعرفه های رأی متوقف می گردد و لیست اعضای حضور یافته تا همان لحظه که تعرفه رأی دریافت کرده اند، ملاک عمل برای حداکثر تعداد آرای مأخوذه است. بدین منظور هیئت مدیره مکلف است لیست اعضایی را که در مجمع اصالتاً و وکالتاً با رعایت تشریفات و ترتیبات قانونی تعرفه های رأی را دریافت کرده اند به هیئت رئیسه اصلی تسلیم نماید. رعایت موارد زیر نیز الزامی است:

- هیئت مدیره مکلف است پیش از برگزاری جلسه نوبت اول مجمع، اسامی اشخاص معرفی شده و تصاویر آن ها را که با ترتیب الفبایی و ذکر نام و نام خانوادگی به صورت کامل و قید پسوندها، رشته تحصیلی، مدرک تحصیلی، سال فارغ التحصیلی و دانشگاه محل تحصیل تنظیم شده به تعداد کافی تهیه و در بدو ورود به جلسه برای آگاهی، در اختیار اعضا قرار دهد، فهرست اسامی معرفی شدگان نباید به نحوی تنظیم شود که مفید تبلیغ برای شخص خاصی باشد.

- عدم حضور معرفی شدگان هیئت مدیره برای تصدی سمت بازرس سازمان استان در جلسه مجمع، یا عدم استفاده از حق خود برای معرفی، موجب زوال حق انتخاب وی نخواهد بود.

- در موارد رأی گیری کتبی، جمع آوری آراء توسط افراد امین و منتخب هیئت رئیسه اصلی از بین اعضای حاضر در مجمع و شمارش آن ها به طور هیئت مذکور با نظارت نماینده وزیر راه و شهرسازی در صورت حضور و در ظروف مخصوص متضمن موارد دستور جلسه به عمل می آید. در شمارش آراء باید کل آراء مأخوذه، آراء صحیح، آراء سفید و آراء باطل به تفکیک ثبت شوند.

- شمارش آراء انتخاب بازرس در کاربرگ های مجزا و متضمن اسامی اشخاص معرفی شده، صورت می گیرد. هیئت رئیسه اصلی مکلف است ذیل کلیه کاربرگ های شمارش آراء را امضاء نماید.

- در هنگام شمارش آراء هر یک از اشخاص معرفی شده برای تصدی سمت بازرس سازمان استان یا نماینده آن ها می توانند به نحوی که موجب اخلال در نظم و جریان احتساب و شمارش آراء نگردد، در محل شمارش آراء حضور یافته و بر جریان امر نظارت نمایند.

ماده ۱۸ - حدود اختیارات و وظایف مجمع

مطابق بند هـ ماده ۴ قانون، بررسی و اتخاذ تصمیم نسبت به موضوعاتی که به روال فوق در مجمع مطرح می شود، باید منطبق بر موازین و نصوص قانونی بوده و خلاف قوانین و آئین نامه های مربوط نباشد.

با توجه به بند هـ ماده ۴ قانون تصمیمات و مصوبات مجمع صرفاً مشمول اعضای سازمان استان می گردد و مجمع با توجه به عدم پیش بینی در قوانین و مقررات مربوطه نمی تواند مصوباتی در خصوص الزام اشخاص غیر، مانند کارفرمایان، مالکان، کاردان ها، معماران تجربی، کارگران ماهر و اشخاص حقوقی مانند شهرداری ها و سایر مراجع صدور پروانه و کنترل ساختمان به انجام هرگونه عملی یا ترک فعل داشته باشد و حتی به فرض تصویب با رای موافق اکثریت مطلق و به اتفاق آرا در مجمع نیز، مصوبات فاقد اعتبار قانونی است.

ماده ۱۹ - اعلام تنفس در مجمع

هرگاه رئیس هیئت رئیسه اصلی، تشخیص دهد که مجمع نیاز به تنفس کوتاه مدت دارد، می تواند به مدت حداکثر یک ساعت، اعلام تنفس کرده و با اعلام زمان دقیق مجدداً اعضا را در همان روز به جلسه دعوت کند. هرگاه در جلسه مجمع، نسبت به تمام موضوعات مندرج در دستور جلسه تصمیم گیری نشود، رئیس هیئت رئیسه اصلی موظف است ضمن اعلام تنفس ولو مکرراً در همان جلسه تاریخ تشکیل جلسه بعدی را که نباید دیرتر از دو هفته از زمان برگزاری جلسه جاری باشد با کسب نظر از هیئت مدیره سازمان استان اعلام نماید. در این صورت رعایت تشریفات دعوت مجدد الزامی نیست. جلسه بعد از تنفس ادامه همان جلسه قبل است و با همان نصاب قانونی رسمیت دارد و هیئت رئیسه اصلی آن نیز همان هیئت رئیسه منتخب جلسه قبل خواهد بود مگر اینکه یک یا چند نفر در این جلسه حضور نیابند یا انصراف خود برای حضور در هیئت رئیسه اصلی کتباً اعلام کرده باشند که در این صورت به جای اشخاص غایب یا متقاعد، اشخاص دیگری بر اساس ماده ۱۱ این شیوه نامه انتخاب خواهند شد و تا زمانی که کلیه ردیف های دستور جلسه در مجمع مطرح و در مورد آن تصمیم لازم اخذ نشده باشد، امکان برگزاری مجمع دیگری وجود ندارد، درصورتی که به دلیلی مجمع به اتمام نرسد نیز به همین روش عمل خواهد شد و اگر امکان اعلام زمان جلسه بعدی در همان مجمع وجود نداشته باشد، هیئت رئیسه در این خصوص با رعایت فاصله زمانی حداکثر دو هفته ای بین روز مجمع تا جلسه بعدی، تصمیم می گیرد و در هر صورت موضوع ادامه مجمع عمومی پس از تنفس به طریق مقتضی با درج اطلاعیه آن در وبگاه سازمان استان، پیامک و عنداللزوم درج یک نوبت آگهی به اطلاع اعضا خواهد رسید. اعلام تنفس درصورتی که مجمع وارد دستور جلسه انتخاب بازرس شود، مجاز نمی باشد.

ماده ۲۰ - نحوه رسیدگی به بودجه در مجمع

هنگامی که دستور جلسه بررسی و تصویب بودجه پیشنهادی هیئت مدیره باشد پس از ارائه گزارش رئیس سازمان استان یا در غیاب وی یکی از نواب رئیس و خزانهدار و سپس اعلام نظر بازرس بر اساس ماده ۹ قانون و نیز ماده ۵۷ آئین نامه با رعایت کامل ماده ۳۷ قانون و اظهارات ناطقان اعم از موافق و مخالف، به ترتیب تقدم زیر و ترتیبات مذکور در ماده ۱۳ این شیوه نامه عمل خواهد شد:

اتخاذ تصمیم و اخذ رای در هر یک از موارد زیر باید به تفکیک، مجزا و بر اساس پیشنهاد هیئت مدیره استان انجام گیرد:

الف: حقوق، مزایا، حق الزحمه، حق الجلسه و پاداش;

الف ۱: حقوق و مزایای ماهانه رئیس سازمان استان;

الف ۲: حق الزحمه خزانهدار سازمان استان;

الف ۳: حق الجلسه اعضای هیئت رئیسه به جز رئیس سازمان استان;

الف ۴: پاداش بازرس.

الف ۵: حق الجلسه اعضای شورای انتظامی سازمان استان.

ب - اتخاذ تصمیم در خصوص منابع درآمد سازمان استان برای تأمین هزینه های آن.

ب ۱: تعیین و تصویب ورودیه و حق عضویت سالیانه اعضای حقیقی و حقوقی.

ب ۲: تعیین و تصویب سایر منابع درآمد سازمان استان مطابق ماده ۳۷ قانون و سایر مقررات لازم الاجرا.

ب ۳: بررسی و تصویب بودجه پیشنهادی هیئت مدیره.

رئیس هیئت رئیسه اصلی مکلف است انطباق پیشنهادهای ارائه شده در خصوص منابع درآمدی سازمان استان را که صرفاً برای تأمین هزینه های آن است، با ماده ۳۷ قانون و سایر الزامات قانونی تطبیق داده و به تذکر اعضا و نماینده وزیر راه و شهرسازی در خصوص مغایرت منابع درآمدی پیشنهادی با قانون و سایر مقررات توجه کرده و از انطباق کامل بودجه با قانون و مقررات لازم الاجرا اطمینان حاصل کند و در صورت مغایرت پیشنهاد با قانون، آیین نامه و سایر مقررات لازم الاجرا ضمن اطلاع به اعضای مجمع، ردیف مربوطه را از دستور جلسه خارج کند.

در صورت عدم تصویب هر یک از موارد بودجه پیشنهادی هیئت مدیره، رئیس اصلی مجمع با کسب نظر از رئیس سازمان و در غیاب وی نواب رئیس به ترتیب، پیشنهاد جدید را برای اخذ رای از مجمع مطرح خواهد کرد.

در صورت عدم تصویب بودجه در مجمع، یک دوازدهم آخرین بودجه مصوب به ازای هر ماه برای حداکثر شش ماه آن هم فقط یک بار در سال به عنوان بودجه موقت سازمان استان تا زمان تصویب نهایی بودجه در مجمع آتی محسوب خواهد بود.

ماده ۲۱ - نحوه رسیدگی به ترازنامه در مجمع

هنگامی که دستور جلسه بررسی و تصویب ترازنامه ارائه شده هیئت مدیره باشد، پس از ارائه گزارش رئیس سازمان استان یا در غیاب وی یکی از نواب رئیس یا خزانه دار و سپس اعلام نظر و قرائت گزارش بازرس، بر اساس ماده ۹ قانون و نیز ماده ۵۷ آئین نامه و اظهارات ناطقان اعم از موافق و مخالف مطابق ماده ۱۲ این شیوه نامه، رئیس هیئت رئیسه اصلی نسبت به رأی گیری اقدام می نماید. تصویب ترازنامه با رأی موافق اکثریت مطلق اعضای حاضر در لحظه رأی گیری حاصل می شود. در صورت عدم تصویب ترازنامه مطابق تبصره ذیل ماده ۷۳ آئین نامه و ماده ۸ این شیوه نامه عمل خواهد شد.

ماده ۲۲ - صورت جلسه مجمع

مطابق ماده ۵۶ آئین نامه، از مذاکرات و تصمیمات مجمع صورت جلسه ای در سه نسخه و بر اساس پیوست این شیوه نامه، توسط منشی تدوین و پس از امضای کلیه اعضای هیئت رئیسه، به رؤیت و امضای بازرس می رسد و نسخ آن به ترتیب به دبیرخانه، اداره کل راه و شهرسازی استان و دفتر شورای مرکزی ارسال می شود، بدین منظور هیئت رئیسه اصلی مجمع موظف است حداکثر دو روز پس از تاریخ برگزاری مجمع، صورت جلسه را با ترتیبات مذکور که به رؤیت و امضای بازرس رسانده و به دبیرخانه تسلیم نماید تا سازمان استان نسبت به ارسال آن به اداره کل راه و شهرسازی استان و نیز شورای مرکزی اقدام نماید. هیئت رئیسه مجمع اعم از موقت و اصلی پس از برگزاری مجمع، جز تهیه صورت جلسه طی زمان مذکور در این ماده وظیفه و مسئولیت دیگری ندارد و با ارائه آن وظائف هیئت رئیسه مذکور نیز خاتمه می یابد.

پیوست ها

شیوه نامه نحوه تشکیل و اداره مجمع عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان استان
مصوب ۱۳۹۷

بسمه تعالی
لیست اعضای حاضر در مجمع عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان استان ......

تاریخ: ......
مجمع عمومی ( □ عادی سالانه □ بطورفوق العاده)
نوبت ( □ اول □ دوم)
ادامه مجمع عمومی مورخ ...... بعد از تنفس □

بسمه تعالی
صورتجلسه مجمع عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان استان .....

مجمع عمومی ( □ عادی سالانه □ بطورفوق العاده ) نوبت اول در تاریخ ...... به موجب دو نوبت آگهی مندرج روزنامه کثیرالانتشار ...... شماره ...... مورخ ...... و شماره ...... مورخ ...... و دعوت از نماینده وزارت راه و شهرسازی طی نامه شماره ...... مورخ ...... سازمان استان که در دبیرخانه اداره کل راه و شهرسازی استان به شماره ...... در تاریخ ...... به ثبت رسیده است، تشکیل گردید. نظر به اینکه بر اساس نامه شماره ...... مورخ ...... سازمان استان تعداد اعضای حقیقی در تاریخ برگزاری مجمع عمومی ...... نفر می باشد مجمع عمومی با حضور ...... نفر از اعضا به شرح مندرج در پیوست ۱، مطابق ماده ۵۵ آیین نامه به رسمیت نیافت.

این صورتجلسه به روایت بازرسان رسیده:

بسمه تعالی
صورتجلسه مجمع عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان استان .....

مجمع عمومی ( عادی سالانه □ بطورفوق العاده ) نوبت دوم (ادامه مجمع عمومی مورخ ...... بعد از تنفس □ در تاریخ ...... به موجب دو نوبت آگهی مندرج روزنامه کثیرالانتشار...... شماره ...... مورخ ...... و دعوت از نماینده وزارت راه و شهرسازی طی نامه شماره ...... مورخ ...... سازمان استان که در دبیرخانه اداره کل راه و شهرسازی استان به شماره ...... در تاریخ ...... به ثبت رسیده است، تشکیل گردید.

هیئت رئیسه موقت متشکل از خانم ها (آقایان) ۱- ...... (بعنوان رئیس) ۲- ...... (بعنوان منشی) ۳- ...... و ۴- ...... (بعنوان ناظران)

بررسی مستندات مطابق ماده ۵ "شیوه نامه نحوه تشکیل و اداره مجمع عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان استان" و نظر به ماده ۵۵ آیین نامه، مجمع عمومی با حضور ...... نفر از اعضاء به رسمیت یافت. پس از اعلام رسمیت جلسه از میان داوطلبان تصدی سمت های هیأت رئیسه اصلی مجمع عمومی خانم ها (آقایان) ...... (بعنوان رئیس) ...... (بعنوان دبیر) و ...... و ...... (بعنوان ناظران) جلسه انتخاب گردیدند که شرح تعداد آرای اخذ شده در متن صورتجلسه ذکر گردیده است. پس از آن جلسه وارد دستور شد و در مورد هر یک از موضوعات مندرج در دستور جلسه مذاکراتی انجام و به شرح زیر اتخاذ تصمیم شد:

خلاصه مذاکرات:

هیئت رئیسه اصلی، ضمن اعلام اینکه دارای شرایط لازم مطابق ماده ۱۱ "شیوه نامه نحوه تشکیل و اداره مجمع عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان استان" هستند، پس از بررسی مستندات مطابق ماده ۵ شیوه نامه، دستور جلسه مجمع عمومی را بشرح زیر مطرح کردند.

تصمیم مجمع عمومی:

این صورتجلسه به روایت بازرسان رسید:

بسمه تعالی
وکالت نامه موضوع تبصره ۱ ماده ۵۲ آیین نامه اجرایی قانون نظام مهندسی و کنترل ساختمان (اصلاحی) ۱۳۹۴

اینجانب ...... فرزند...... متولد...... دارای شماره شناسنامه ...... و کد ملی ...... به شماره عضویت ...... و دارای پروانه اشتغال بکار مهندسی در رشته ...... به شماره ...... عضو سازمان نظام مهندسی ساختمان استان...... که عضویت خود را با حفظ کلیه شرایط قانونی تا تاریخ ...... تمدید کرده ام، بدینوسیله حق حضور و رای خود را در خصوص کلیه دستورات جلسه مجمع عمومی نوبت(□ اول □دوم) روز...... با آگاهی کامل از "شیوه نامه نحوه تشکیل و اداره مجمع عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان استان" بالاخص ماده ۱۵ آن به خانم/آقای...... فرزند...... متولد...... دارای شماره شناسنامه ...... و کد ملی ...... به شماره عضویت ...... و دارای پروانه اشتغال بکار مهندسی در رشته ...... به شماره ...... ایشان نیز تا تاریخ ...... دارای اعتبار می باشد، واگذار نموده.

در صورت اعلام تنفس در مجمع عمومی این وکالت نامه دارای اعتبار □ می باشد □ نمی باشد.

نام و نام خانوادگی موکل:
مهر و امضا:

دفتر اسناد رسمی شماره ...... شهر ......

تاریخ و شماره ثبت در دبیرخانه سازمان استان:

بسمه تعالی
حکم بازرس

سرکارخانم/ جناب آقای ......

نظر به اینکه مطابق تبصره " قانون نظام مهندسی و کنترل ساختمان مصوب ۱۳۷۴ و ماده ۸۱ آیین نامه اجرایی قانون، از طرف هیئت مدیره سازمان نظام مهندسی ساختمان استان ...... به مجمع عمومی پیشنهاد و بر اساس صورتجلسه مجمع عمومی روز...... مورخ ...... آن سازمان استان، حائز اکثریت آرای لازم از اعضای حاضر در مجمع عمومی گردیده اید، این حکم، بر اساس اختیار ناشی از ماده ۱۷ "شیوه نامه نحوه تشکیل و اداره مجمع عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان استان" به عنوان بازرس □ اصلی □ علی البدل) سازمان نظام مهندسی ساختمان استان ...... به مدت دو سال از تاریخ ...... منصوب می شوید.

امیدوارم با در نظر گرفتن رضایت خداوند عادل و ناظر با کمال دقت و رعایت اصل بی طرفی نسبت به انجام کامل وظائف قانونی خود مطابق ماده ۱۸ قانون و ماده ۸۲ آیین نامه اجرایی اهتمام ورزیده وجهت صیانت از حقوق اعضا نسبت به تکالیف مصرح قانونی خود همه مساعی و همت خود را بکار گیرید.

رئیس سازمان نظام مهندسی ساختمان(شورای مرکزی)